Von 45 Minuten auf 5: Wie ein Handwerksbetrieb seinen Angebotsprozess automatisierte
Ein Handwerksbetrieb mit 35 Mitarbeitern reduzierte die Angebotserstellung von 45 auf 5 Minuten, und steigerte gleichzeitig die Abschlussquote um 120%.
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“Am Anfang war ich ehrlich skeptisch, ob Claude die Kalkulation trifft. Die ersten zwei Wochen haben wir jedes Angebot gegengeprüft. Irgendwann fiel auf: die Abweichungen waren Richtung richtig, nicht falsch. Heute schick ich Angebote raus, während ich auf der Baustelle bin.”
Die Herausforderung
Acht bis zwölf Angebote am Tag, jedes so zwischen 35 und 55 Minuten, ein klarer Cut zwischen Kalkulieren, Formatieren, im CI gießen und rausschicken. Der Geschäftsführer saß gefühlt den halben Tag davor statt bei Kunden oder auf der Baustelle. Die Abschlussquote war okay, aber bei komplexeren Anfragen ging schon mal zwei Tage, bis das Angebot überhaupt raus war, und da sprang dann jemand ab.
Unsere Lösung
n8n triggert, sobald eine Anfrage per Mail oder über das Formular reinkommt. Claude zieht die Bauaufgabe raus, matcht gegen die letzten 1.200 Angebote in Supabase (pgvector findet ähnliche Vorgänge), kalkuliert mit den hinterlegten Stundensätzen und Material-Aufschlägen, gießt das ins CI-Template und hängt den nächsten freien Termin aus Google Calendar an. Der Geschäftsführer bekommt das Angebot per WhatsApp zur Freigabe, zwei Tabs: zustimmen oder nachbessern lassen.
Die Umsetzung
Woche 1-2: Die Kalkulationslogik aus dem Kopf des Geschäftsführers rausgezogen. Das war der anstrengende Teil, vieles war über die Jahre Bauchgefühl und musste einmal sauber aufgeschrieben werden.
Woche 3-4: n8n-Workflow aufgesetzt, Claude-Prompt über ~40 Iterationen gegen historische Angebote kalibriert. Erste Version lag im Schnitt sieben Prozent zu niedrig, nach Feintuning der Aufschlagslogik landeten wir im Korridor.
Woche 5-6: Parallel-Betrieb. KI rechnet, Geschäftsführer rechnet daneben. Delta-Logging. Ab der vierten Woche waren die Abweichungen unter fünf Prozent und meistens zugunsten des Betriebs.
Seit Woche sieben läuft der Flow produktiv. Durchschnittliche Zeit vom Eingang bis zum rausgeschickten Angebot: fünf Minuten, davon vier Minuten Warten auf die Freigabe.
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